ניהול עסקים דיגיטלי בעידן לא סלחני

בעידן הנוכחי, הלקוחות שלכם מצפים מכם ליותר. זה תמיד היה כך, עולם העסקים כל הזמן מתקדם, וכל הזמן הסטנדרטים עולים ומשתבחים.

ההבדל בין מה שקורה היום ובין מה שהיה לפני 5 ו-10 שנים – זה הקצב. הקצב הפסיכי של הדברים. הקצב המטורף של המדיה, של התקשורת. הציפיות של הלקוחות שלכם מכם – צמודות לקצב הזה. הציפיה שלהם מכם, לעמוד בקצב הזה – היא כבר סטנדרט חדש ולא יתרון תחרותי. מי שלא עומד בקצב – נעלם. השינויים בסטנדרטים כל כך מהירים, עד כדי כך שלא שמים לב, שזהו זה, אנחנו ברמה הבאה...

ניהול עסק באמצעים ידניים (=מחברת, או בגיליון אקסל, או כל שיטה שהיא אינה בתוכנה מתאימה) – אתם אולי מסוגלים לתת שירות מעולה למספר לקוחות מסוים, אבל ברגע שיש קצת יותר לקוחות, המוח האנושי לא יכול להכיל את עומס המידע ולהגיב באותה מהירות שהוא נדרש לה. התוצאה של זה – היא שאתם מתחילים לתת שירות פחות טוב. לא בגלל שאתם אנשים פחות מקצועיים – להיפך – זה שאתם מקצועיים הביא אתכם לעומס הזה – אלא בגלל שאין למוח האנושי את היכולת לזכור כל-כך הרבה פרטים, לנתח כל-כך הרבה מצבים ולעבד כל-כך הרבה מידע. התוצאה של זה היא שאתם פועלים לפי אינטואיציה ולא לפי מידע אמיתי וקוהרנטי. אתם מתחילים לתת שירות לפי מי שצועק ולא לפי מה שנכון וחשוב לעכשיו ובכלל – השליטה בעסק מתרופפת בצורה דרמטית.

גם מי שחושב שהוא נמצא בשליטה מלאה, עשוי להיות מופתע כאשר יתחיל לעבוד עם מערכת ממוחשבת, ויבין עד כמה ניהול באמצעים אחרים ממוחשבים – הוא מאוד קשה עד כדי בלתי אפשרי. מהר מאוד מבינים את הבטחון שניהול דיגיטלי ממוחשב מכניס לעסק.

אז אחרי ההקדמה הקצרה הזו – ארצה לשתף את דעתי לגבי הדרך שמתאימה יותר לניהול העסקים בעידן הנוכחי, הדיגיטלי, החדשני, המסחרר בקצב שלו.

כמות המידע שאופפת אותנו, היא חסרת תקדים בהיקפה. כמות הידע שאנחנו מנהלים בכל רגע נתון בכל זירה שהיא –היא מטורפת. על כן, היא גם קשה מאוד לניהול. עם זאת, כמות המידע הזו היא זו שתשחק לטובתנו בסגירת עסקאות ובניהול מתקדם ומדויק יותר של הקשרים שלנו עם הלקוחות שלנו.

זה לא הולך להשתנות, להיפך, אנליסטים חוזים שעד לשנת 2020 כמות המידע בעולם תכפיל את עצמה. עם זאת, במקביל גם נבנות טכנולוגיות שעוזרות לנו בניהול המידע הזה. טכנולוגיות שמאפשרות לנו לנתח את המידע ולבודד את העיקר מהתפל. להציג מידע מפולח ומסונן, כזה שיעזור לנו לקבל את ההחלטה הנכונה בזמן הנכון.

הטכנולוגיות הללו לא נולדו רק כדי שיהיה היכן לשמור את המידע, הן נולדו כדי לעשות לכם סדר לוגי ולארגן את המידע כך שתוכלו לנהל ולתפעל טוב יותר את העסק שלכם, תוכלו להבין טוב יותר את הלקוחות שלכם ואת הדרישות שלהם מהעסק שלכם, ותוכלו לקבל החלטות בצורה מדויקת יותר.

לכן, הדרך שלפיה תנהלו את המידע, הדרך שבה תלמדו את עצמכם לתעד את הפרטים בעסק שלכם – היא זו שתכתיב את מהירות התגובה שלכם, היא זו שתאפשר לכם סגירת יותר עסקאות, לתת שירות או למכור מוצרים ליותר לקוחות.

אם תרצו להמחיש את ההרגשה, זה כמו לשלוף בגד מתוך ארון – אם הארון מסודר – אתם יודעים בדיוק מה נמצא איפה, הדברים שחסרים בולטים הדברים שקיימים נראים. אם הארון אינו מסודר – אתם פועלים בשלוף – "מה שיוצא אני מרוצה". לרוב – תשקיעו המון זמן במציאת הבגדים שלכם כאשר הארון שלכם בבלאגן.

ככה זה "ארון הבגדים" של המידע שלנו. כאשר הוא מסודר – אנחנו בשליטה ויודעים לתת מענה לכל מצב, כאשר הוא מבולגן – אין שום סיכוי למצוא דברים במהירות, לא כל שכן לקבל לפיהם החלטות.

כדי להתקדם באמת למצב שבו נוכל לנהל בשיטה דיגיטלית את העסק שלנו - יש מספר צעדים שקריטי להכיר וליישם:

  1. ניהול דיגיטלי טוב, מתחיל בשיטת עבודה מדויקת וממשיך בתוכנה שתתמוך בשיטה הזו.
  2. תציבו מטרות ברורות, ובעיות שהניהול הדיגיטלי צריך לפתור.
  3. התוכנות שברוב המקרים נותנות מענה לניהול עסקים הינן מערכות CRM, אבל בכל תחום יש תוכנות שונות שמתמחות ונותנות פתרונות מתאימים. כדאי לבדוק את הדברים לפני שבוחרים תוכנה.
  4. תבחרו את התוכנה המתאימה לכם. לא את התוכנה "הכי טובה" (אין דבר כזה), אלא את זו שהכי מתאימה לעסק שלכם. תשומת לב לכך - תחסוך לכם בהמשך תסכולים רבים.
  5. תכינו מפת דרכים, היכן אתם עכשיו, לאן אתם רוצים להגיע בזכות התוכנה.
  6. תגדירו מהן נקודות הבקרה בפרויקט ההטמעה של התוכנה. מתי הן מבוקרות, כיצד הן מבוקרות. מהם לוחות הזמנים לתהליך.
  7. תעשו מאמץ להפרד מכמה שיותר אקסלים, ותכניסו את ניהול המידע עד כמה שאפשר לתוכנה עצמה. תהפכו את זה ממש לחלק מהחזון שאותו צריכה לממש התוכנה.
  8. תקדישו תשומת לב רבה – להדרכה לצוות שלכם. זה השלב הכי חשוב בהצלחה של תהליך הטמעת התוכנה.
  9. לאחר העליה לאויר, תמיד יש שינויים. תמיד יש התאמות ודיוקים שצריך לעשות. תהיו סבלניים לעניין. זה השלב שבו כל מה שעשיתם עד עכשיו מתכנס למעשה. תעשו את השינויים והדיוקים מיידית. אם צריך לעשות שינויים כדי להשביע את רצון הצוות, שינויים שיקלו עליהם את ההטמעה – תעשו אותם. הרבה יותר קשה לאחר מכן להתמודד עם תוכנה שאף אחד לא מעדכן ואי אפשר לסמוך עליה.

לסיכום –
בעידן המטורף והמהיר שבו אנחנו נמצאים - תוכנת ניהול עסק היא בהחלט גורם מפתח ביכולת שלכם להצמיח את העסק ולקדם אותו לטובת שירות טוב יותר, מהירות תגובה גבוהה יותר, ואיכות גבוהה יותר של פעילות.
טכנולוגיה לא יכולה להיות במקום שיטות עבודה מדויקות, וודאו שאתם פועלים בחכמה ומפעילים את הטכנולוגיה כך שתעזור לכם ליישם את השיטות המתקדמות.
שביעות הרצון שלכם ושל הצוות שלכם מתפעול התוכנה הינה קריטית להצלחת התפעול של העסק בעזרת התוכנה. תשקיעו בכך משאבים, אל תקלו ראש בחשיבות הנושא.
הכי חשוב – אל תהססו. כולנו מתקרבים לנקודה שבה לא תהיה ברירה אלא לשלב תוכנות לניהול העסק. נקודה שכאשר היא תגיע, מי שיהיה שם – ירוויח.
בהצלחה 😊

אלומה גניאל קובי
aluma@sheeta.co.il | טלפון: 04-8577137, נייד: 055-6620431
פתרונות טכנולוגיים פשוטים לבעיות עסקיות מורכבות, הדרכה והטמעת מערכות CRM בעסקים, פתרונות גיבוי בענן לעסקים
sheeta.co.il